Política de privacidad

Política de Privacidad de Firebooks

Fecha de entrada en vigor: [01/10/2025]
Última actualización: [01/10/2025]

1. Quiénes somos

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través del sitio web y/o la plataforma Firebooks es:

Empresa: Firebooks
Email de privacidad: soporte@firebooksapp.com

2. A quién se dirige esta política

Esta Política describe cómo tratamos datos personales cuando:

Visitas nuestros sitios web, páginas informativas, formularios y comunicaciones comerciales (marketing).
Usas Firebooks como plataforma para gestionar facturas, recibos, gastos y documentación asociada.
Contactas con nosotros para soporte, incidencias, demos o atención al cliente.

Firebooks está pensado para uso empresarial o personal. Los usuarios suelen ser empleados, colaboradores o personas autorizadas por nuestros clientes.

3. Roles de privacidad: Firebooks como Responsable y como Encargado

Dependiendo del contexto, Firebooks puede actuar:

3.1. Como Responsable del tratamiento

Cuando tratamos datos para nuestros propios fines, por ejemplo:

Crear y administrar cuentas, altas, acceso, seguridad y facturación del servicio.
Atender solicitudes (contacto, demo, soporte).
Cumplir obligaciones legales (contabilidad, fiscalidad, seguridad, etc.).
Mejorar el servicio y prevenir fraude/uso indebido.

3.2. Como Encargado del tratamiento (procesador)

Cuando nuestros clientes cargan o gestionan en Firebooks documentos e información (p. ej., facturas/recibos con datos de proveedores, autónomos o empleados), nuestro cliente es el Responsable de esos datos y Firebooks los trata por cuenta del cliente, siguiendo sus instrucciones y lo pactado en el Contrato y, si aplica, en un Acuerdo de Encargo/DPA.

En este caso, si una persona ejerce derechos sobre datos contenidos en documentos del cliente, Firebooks podrá redirigir la solicitud al cliente Responsable cuando corresponda.

4. Qué datos personales tratamos

Según el uso, podemos tratar las siguientes categorías:

4.1. Datos de cuenta y contacto (B2B)

Nombre y apellidos, email corporativo, teléfono, cargo, empresa, país/ciudad.
Credenciales de acceso (hash/identificadores), preferencias de usuario.

4.2. Datos de facturación y contratación

Plan contratado, histórico de facturación, datos fiscales/empresa.
Datos necesarios para pagos (normalmente gestionados por proveedores de pago; Firebooks no almacena el número completo de tarjeta si usas pasarelas externas).

4.3. Datos y contenido gestionado en Firebooks (documentos)

Documentos cargados (facturas, recibos, justificantes, gastos) y metadatos asociados.
Estos documentos pueden incluir datos personales (p. ej., nombre, NIF, direcciones, cuentas bancarias, firmas, etc.), según lo que el cliente suba o gestione.

4.4. Datos técnicos y de uso

Dirección IP, identificadores de dispositivo/navegador, logs de acceso, eventos de seguridad.
Actividad dentro de la plataforma (p. ej., fechas de acceso, acciones realizadas, auditoría).

4.5. Soporte y comunicaciones

Contenido de tickets, emails, chats, llamadas y archivos enviados para soporte.
Registros de incidencias y resolución.

4.6. Cookies y tecnologías similares

Datos asociados a cookies (consulta la sección 10).

5. Cómo obtenemos los datos

Podemos obtener datos:

Directamente del usuario (formularios, registro, soporte, uso del servicio).
Del cliente empresa que da de alta a sus usuarios autorizados.
Automáticamente por el uso del sitio/plataforma (logs, cookies, analítica).
De fuentes públicas o proveedores (solo cuando sea necesario y legalmente permitido, p. ej., verificación básica de empresa o seguridad).

6. Para qué usamos los datos y base legal

Tratamos datos personales para los fines siguientes:

6.1. Prestación del servicio Firebooks y administración de cuentas

Crear cuenta, autenticar, permitir uso de funciones, mantener y asegurar la plataforma.
Base legal: ejecución de contrato / medidas precontractuales.

6.2. Seguridad, prevención de fraude y uso indebido

Control de accesos, auditoría, detección de incidentes, protección de sistemas.
Base legal: interés legítimo y/o obligación legal (según el caso).

6.3. Facturación, cobros y gestión administrativa

Gestión de suscripciones, facturas, contabilidad, impuestos.
Base legal: ejecución de contrato y obligación legal.

6.4. Atención al cliente, soporte y comunicaciones operativas

Responder consultas, incidencias, comunicaciones relacionadas con el servicio.
Base legal: ejecución de contrato / interés legítimo.

6.5. Mejora del servicio y analítica

Medir rendimiento, estabilidad, experiencia de usuario y mejoras.
Base legal: interés legítimo y/o consentimiento (especialmente para cookies no esenciales).

6.6. Marketing B2B

Enviar comunicaciones comerciales sobre Firebooks, novedades y eventos.
Base legal: consentimiento y/o interés legítimo conforme a normativa aplicable (siempre con opción de baja).

7. Con quién compartimos los datos

No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos cuando es necesario y con garantías, por ejemplo con:

Proveedores tecnológicos (hosting, infraestructura cloud, almacenamiento, email transaccional, soporte, analítica, monitorización, seguridad).
Proveedores de pago (si contratas planes de pago).
Asesores profesionales (legales, auditoría, contabilidad), bajo confidencialidad.
Autoridades públicas cuando exista obligación legal.
En operaciones corporativas (fusión, adquisición, reorganización), con salvaguardas adecuadas.

Cuando actuamos como Encargado, el acceso a datos del contenido del cliente se limita a lo necesario para: soporte, seguridad, mantenimiento y cumplimiento contractual.

8. Conservación de los datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para los fines descritos y conforme a obligaciones legales:

Datos de cuenta/servicio: durante la vigencia del contrato y, después, el tiempo necesario para atender responsabilidades legales o reclamaciones.
Datos de facturación: durante los plazos legales aplicables (fiscales/contables).
Contenido del cliente (documentos): según lo establecido en el contrato y las instrucciones del cliente; al finalizar, se devolverá o eliminará conforme a lo pactado (salvo obligación legal).
Logs de seguridad: el tiempo necesario para seguridad, auditoría y cumplimiento.

9. Cookies y tecnologías similares

Podemos usar cookies y tecnologías similares para:

funcionamiento del sitio/plataforma (cookies técnicas),
seguridad,
analítica y mejora,
marketing (si aplica).

Las cookies no esenciales se usarán solo cuando la normativa lo exija y/o cuando el usuario haya dado su consentimiento.
Consulta nuestra Política de Cookies para el detalle de tipos, finalidades y cómo configurar o retirar el consentimiento.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, tales como:

cifrado en tránsito (TLS) y, cuando proceda, cifrado en reposo,
controles de acceso y permisos,
registros de auditoría,
copias de seguridad y planes de continuidad,
principios de minimización y necesidad de acceso.

Aun así, ninguna transmisión por Internet es 100% segura; por ello, también es importante que el usuario proteja sus credenciales y dispositivos.

11. Tus derechos

Cuando seamos Responsable, podrás ejercer los derechos que correspondan según la normativa aplicable (por ejemplo, acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad, y retirada del consentimiento cuando proceda).

Cómo ejercerlos: escribe a soporte@firebooksapp.com indicando:

tu nombre, empresa (si aplica),
el derecho que quieres ejercer,
información para identificarte.

Cuando Firebooks actúe como Encargado respecto del contenido cargado por un cliente, la solicitud podrá requerir coordinación con el cliente Responsable.

12. Datos de terceros que nos proporcionas

Si subes a Firebooks información o documentos que contienen datos personales de terceros (p. ej., proveedores, autónomos, empleados), declaras que cuentas con base legal para hacerlo y que has proporcionado la información necesaria a esas personas, según corresponda.

13. Menores

Firebooks no está dirigido a menores de edad y no buscamos tratar deliberadamente datos de menores.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política cuando sea necesario. Publicaremos la versión vigente en el sitio web indicando la fecha de “Última actualización”. Si los cambios son relevantes, podremos notificarlo por medios razonables (p. ej., aviso en la plataforma o email).